🎯 FactuTracks Agenda

🎯 ¿Qué es FactuTracks Agenda?

FactuTracks Agenda es un sistema de agendamiento de citas en la nube (SaaS) diseñado para negocios que trabajan con horarios: clínicas, salones de belleza, consultorios médicos, centros de estética, talleres y cualquier negocio que necesite gestionar turnos y clientes.

🚀 Primeros pasos

Registrar tu negocio

1. Visita factutracks.com y haz clic en "Crear cuenta gratis".
2. Completa el formulario: nombre del negocio, tipo de negocio, correo electrónico y contraseña.
3. Haz clic en "Crear cuenta". Accederás automáticamente al Dashboard.
4. Comienza por Configuración para definir el nombre, teléfono y datos de tu negocio.
5. Agrega tus Sucursales, luego Servicios, luego Profesionales y finalmente configura los Horarios.
6. ¡Ya puedes crear tu primera Cita!

Iniciar sesión

Ve a /agenda/login, ingresa tu correo y contraseña. Puedes activar el modo oscuro desde el ícono en la barra lateral. Tu sesión dura 7 días; al vencer, vuelve a iniciar sesión.

📊 Dashboard

La pantalla principal te da un resumen instantáneo de tu negocio:

• Tarjetas de estadísticas: total de clientes, servicios activos, citas del día y citas pendientes. Haz clic en cada tarjeta para ver el detalle.
• Link de reserva online: en la parte superior aparece tu enlace público para que los clientes agenden solos. Incluye botón para copiar y para compartir directo por WhatsApp.
• Calendario mensual: visualiza los días con citas. Haz clic en cualquier día para ver las citas programadas y las horas disponibles.
• Crear cita rápida: desde el calendario puedes agendar una nueva cita sin salir del Dashboard.
• Compartir horarios del día: al seleccionar un día con horario abierto aparecen los botones Descargar y WhatsApp para generar y compartir una imagen con el nombre del negocio, la fecha, el horario de atención y las horas disponibles.
• Alerta de vencimiento: si tu suscripción está próxima a vencer, aparecerá un aviso en la parte superior.

🔗 Reserva pública

Cada negocio tiene un enlace único que permite a los clientes agendar citas por su cuenta, sin necesidad de que estés presente y sin que ellos necesiten crear una cuenta.

Flujo de reserva paso a paso

1. Ingresa tu número de cédula. El sistema verifica si ya eres cliente registrado.
2. Si ya estás registrado: el sistema te reconoce y puedes continuar directamente a elegir servicio y horario sin volver a ingresar tus datos.
   Si no estás registrado: aparece un aviso informando que serás registrado como nuevo cliente. Al confirmar, se muestra el formulario completo para ingresar tus datos.
3. Selecciona el servicio que deseas.
4. Elige la fecha disponible en el calendario.
5. Selecciona la hora disponible para ese día.
6. Si el servicio requiere un anticipo/depósito, se solicitará el comprobante de pago (ver sección Pago por transferencia).
7. Confirma la reserva. Quedará registrada en la agenda del negocio.

¿Qué ve el cliente?

• Nombre y tipo de negocio
• Lista de servicios activos con precio y duración
• Calendario con días disponibles según los horarios configurados
• Horas disponibles para el día seleccionado
• Formulario de datos personales (solo si es cliente nuevo)

Pago por transferencia bancaria

Si el servicio requiere un anticipo y el negocio tiene configurado el pago por transferencia, el cliente deberá proporcionar obligatoriamente:

• Número de comprobante — el número de referencia de la transferencia o depósito.
• Imagen del comprobante — fotografía o captura del voucher de pago.

Sin ambos datos, el sistema no permite finalizar la reserva. Una vez enviada, la cita queda en estado Pago pendiente hasta que el negocio verifique el pago.

El negocio recibirá por WhatsApp un mensaje con los datos de la cita incluyendo el número de comprobante para facilitar la verificación.

Pago con tarjeta (PayPhone)

Si el negocio tiene habilitado el pago con tarjeta, el cliente puede pagar directamente en línea. Al completar el pago, la cita se confirma automáticamente.

👥 Clientes

El módulo de Clientes es el directorio central de personas que visitan tu negocio.

Datos del cliente

Acciones disponibles

• Buscar: filtra en tiempo real por nombre, teléfono o cédula.
• Crear: abre el formulario de nuevo cliente.
• Editar: modifica cualquier dato del cliente.
• Ficha completa: accede al historial de citas, notas de diagnóstico y registro de pagos del cliente en una sola pantalla.
• Lista de espera: si un servicio está lleno, el cliente puede anotarse en la lista de espera y ser avisado cuando haya disponibilidad.
• Eliminar: elimina el cliente si no tiene citas activas.

Ficha del cliente

Al hacer clic en un cliente accedes a su ficha completa con:

• Historial de citas: todas las citas pasadas y futuras con fecha, servicio y estado.
• Notas clínicas: observaciones confidenciales por cita (diagnósticos, tratamientos, alergias).
• Pagos: registro de anticipos y pagos recibidos del cliente.

📅 Citas

El módulo de Citas es el corazón del sistema. Aquí se gestiona toda la agenda de tu negocio.

Vista semanal

Las citas se muestran en una vista de semana actual con columnas por día (Lun–Dom). Puedes navegar semana a semana con los botones de flecha.

Crear una cita

1. Haz clic en "+ Nueva cita".
2. Selecciona el cliente (puedes buscar por nombre o teléfono).
3. Selecciona el servicio que se realizará.
4. Elige la fecha. El sistema cargará automáticamente las horas disponibles basadas en los horarios configurados y las citas existentes.
5. Selecciona la hora de inicio disponible.
6. Agrega una nota opcional y guarda.

Citas recurrentes

Al crear una cita puedes marcarla como recurrente para que se repita automáticamente en el calendario:

Puedes definir el fin de la recurrencia por número de sesiones o por fecha límite.

Estados de una cita

Reagendar una cita

Puedes mover una cita a otro día u hora sin cancelarla manualmente. El reagendamiento está disponible tanto para el administrador como para el cliente a través de su enlace personal:

1. Abre la cita desde el módulo de Citas y haz clic en "Reagendar".
2. El sistema muestra el calendario con la disponibilidad real, excluyendo automáticamente el bloque de la cita actual para no generar un falso conflicto.
3. Selecciona la nueva fecha y hora disponible.
4. Confirma. La cita queda actualizada con el nuevo horario.

Cancelar citas recurrentes

Al cancelar una cita que pertenece a una serie recurrente, el sistema te preguntará cómo deseas proceder con tres opciones:

• No cancelar — cierra el diálogo sin hacer cambios.
• Solo esta — cancela únicamente la cita seleccionada.
• Todas las futuras — cancela la cita actual y todas las siguientes de la misma serie.

Pestaña Anticipos pendientes

Muestra todas las citas en estado Pago pendiente que requieren verificación del comprobante de pago. Desde aquí puedes:

• Ver comprobante — abre la imagen del voucher adjuntada por el cliente al momento de reservar.
• Confirmar pago — cambia el estado de la cita a Confirmada una vez verificado el pago.

Pestaña Lista de espera

Clientes que solicitaron un turno cuando no había disponibilidad. Puedes marcarlos como Notificado cuando se libere un cupo, o Convertido cuando se agendó la cita.

💼 Servicios

Define el catálogo de servicios que ofrece tu negocio. Cada servicio tiene su propio precio y duración, lo que permite calcular correctamente la disponibilidad de horas.

👨‍⚕️ Profesionales

Registra al equipo de trabajo que atiende a los clientes: médicos, estilistas, técnicos, terapeutas, etc.

🏢 Sucursales

Si tu negocio opera en más de una ubicación, puedes crear múltiples sucursales. Cada sucursal tiene su propia agenda, horarios y equipo de profesionales.

⏰ Horarios

El módulo de Horarios define en qué días y horas está disponible tu negocio para recibir citas. Es un paso esencial — sin horarios configurados, el sistema no mostrará horas disponibles al crear citas.

Configuración de horarios base

Define tu horario semanal habitual indicando para cada día:

• Si el negocio atiende ese día o no.
• Hora de apertura y hora de cierre.
• Si hay pausa para almuerzo (rango intermedio excluido).

Excepciones de horario

Puedes agregar excepciones para días específicos que no siguen el horario habitual: por ejemplo, horario reducido un feriado, o abrir un día que normalmente está cerrado.

🗓️ Días no laborables

Registra los días en que tu negocio no atiende: feriados nacionales, vacaciones, cierres temporales, etc. En esos días el sistema bloqueará automáticamente la creación de citas.

• Puedes definir un día puntual o un rango de fechas.
• Agrega una descripción para recordar el motivo del cierre.
• Los días no laborables aparecen marcados en el calendario del Dashboard.

👤 Usuarios

Gestiona quién tiene acceso a tu cuenta de FactuTracks. Solo el administrador puede crear, editar y eliminar usuarios.

Permisos individuales para usuarios Staff

Además del rol, el administrador puede ajustar permisos específicos para cada usuario con rol Staff:

Estos permisos se gestionan desde el módulo Usuarios editando el perfil de cada usuario. Los cambios toman efecto en el próximo inicio de sesión del usuario.

📈 Reportes

El módulo de Reportes centraliza la información estadística de tu negocio para tomar mejores decisiones.

Reportes disponibles

⚙️ Configuración

Personaliza el comportamiento del sistema de agendamiento y los métodos de cobro de tu negocio.

💳 Planes y suscripción

FactuTracks Agenda ofrece diferentes planes según el tamaño y necesidades de tu negocio. Los planes y precios actualizados se muestran en la página de inicio.

Ciclo de vida de la suscripción

1. Al registrarte accedes automáticamente al plan Trial gratuito con límites reducidos.
2. Cuando necesitas más capacidad, ve a Configuración → Mi suscripción y haz clic en "Cambiar plan".
3. Selecciona el plan deseado y completa el pago seguro a través de Payphone o transferencia bancaria.
4. Tu plan se activa de inmediato tras el pago exitoso.
5. Antes del vencimiento aparecerá un aviso en el Dashboard para renovar.

Métodos de pago aceptados

• Tarjeta de crédito/débito — procesado de forma segura por Payphone.
• Transferencia bancaria — envías el comprobante y el equipo de soporte activa tu plan.

🔄 Cambiar de plan

Puedes subir o bajar de plan en cualquier momento desde Configuración → Mi suscripción → Cambiar plan. El sistema calcula automáticamente el prorrateo según los días restantes de tu ciclo.

Upgrade (subir de plan)

1. Selecciona el plan superior al que deseas cambiar.
2. El sistema calcula el monto a pagar proporcional a los días que te quedan en el ciclo actual.
3. Completa el pago y el plan se activa de inmediato.

Downgrade (bajar de plan)

1. Selecciona un plan con menor capacidad.
2. El sistema verifica si tus datos actuales (clientes, usuarios, servicios) caben dentro de los límites del plan nuevo.
3. Si excedes algún límite, se te informará qué recursos necesitas reducir o archivar antes de continuar.
4. Al confirmar, el sistema archiva automáticamente los registros excedentes y aplica el nuevo plan.
5. Se genera un crédito por los días no utilizados del plan anterior, aplicable en tu próxima renovación.

🔑 Roles y permisos

FactuTracks tiene dos roles para los usuarios de un negocio:

Permisos adicionales para Staff

El administrador puede habilitar o deshabilitar los siguientes permisos para cada usuario Staff de forma individual:

• Ver clientes — acceso al directorio de clientes y sus fichas.
• Cancelar citas — capacidad de cancelar citas agendadas.
• Acceso a configuración — acceso a Sucursales, Horarios y ajustes del negocio.

Si un permiso está deshabilitado, el módulo correspondiente no aparece en el menú del usuario y tampoco puede accederse directamente por URL.

❓ Preguntas frecuentes

💬 Soporte

¿Tienes dudas que no están en esta documentación? Nuestro equipo está disponible para ayudarte.